Em qualquer empresa, com o passar dos anos, acontece o acúmulo de documentos por causa do cotidiano corporativo, afetando até a gestão como um todo.
Muitas são as dúvidas no momento de separar os documentos para descartá-los com segurança. Pois cada documento tem um prazo de validade específico. Após o prazo de armazenamento, eles devem ser destruídos da maneira correta e assim garantir total segurança e controle dos dados internos da instituição.
As empresas costumam eliminar documentos que já cumpriram a sua função. Dessa forma, muitas vantagens são garantidas com o recurso, como redução da ocupação do espaço físico, definição de fluxos, agilidade na recuperação de informações, redução de custos operacionais, eficácia no processo de gestão de documentos, entre outras.
Muitos documentos tem um prazo de validade pré determinado, conhecido como temporalidade do documento. Em razão disso, os órgãos administrativos estabeleceram a existência de um instrumento — a Tabela de Temporalidade Documental — para a definição dos prazos de duração e dos procedimentos realizados, o que evita o acúmulo de documentos desnecessários e facilita a destruição deles.
A destruição de documentos de valor permanente é crime, sendo necessária a eliminação de forma correta, feita por profissionais que têm formação teórica para avaliar o que pode ser eliminado, evitando, dessa forma, que documentos importantes sejam destruídos, o que acarreta prejuízos à instituição.
Toda informação presente nos documentos é relevante enquanto durar o prazo de validade. Mas, com o prazo vencido, a eliminação de documentos pode ser feita de modo que garanta a segurança e o sigilo das informações.
Documentos que contêm dados e informações pessoais podem cair nas mãos de criminosos, dependendo da forma como o descarte for feito.
Assim, em hipótese alguma, elimine em lixo comum qualquer documento.
O ideal é contar com uma parceira especializada em gestão documental para auxiliar a empresa em todo o processo. Entre as práticas realizadas por ela, estão a organização, a representação temática, a digitalização de acervos físicos e a implementação de um software que garantirá a gestão de todas as informações, facilitando, assim, a destruição de documentos.
Sem dúvida, a melhor medida para aperfeiçoar os processos, evitar desperdícios e perdas e organizar a papelada do escritório é adotar um software para a gestão dos documentos.
A Papéis Barão realiza o serviço de destruição de arquivos confidenciais e ainda disponibiliza o certificado de rastreabilidade.
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